Chez ESCAL, nous avons mis en place un système de frais de gestion afin de garantir un tarif fixe dès l’inscription, sans risque de supplément de dernière minute. Ce dispositif contribue à réduire les risques d’annulation en cas de participation inférieure aux prévisions, tout en facilitant l’accès aux voyageurs seuls, ce qui aide également à atteindre le seuil de participants requis.
Pourquoi des frais de gestion ?
Un tarif fixe et prévisible
Dans certaines organisations, un tarif « à partir de » est annoncé, mais si le nombre de participants est insuffisant, un supplément peut être demandé pour compenser la différence.
Chez ESCAL, nous avons fait le choix d’un prix définitif dès l’inscription :
- Aucun supplément ne sera demandé par la suite, même en cas de nombre d’inscrits inférieur aux prévisions.
- Une meilleure planification budgétaire pour tous, sans incertitude sur le coût final.
- Une tranquillité d’esprit pour les participants : ils réservent en connaissant d’avance le prix définitif, sans crainte d’une augmentation imprévue (sauf frais exceptionnels imposés par des tiers, voir plus bas dans l’article).
Une solution pour les voyageurs seuls
Dans certaines structures, les personnes qui s’inscrivent seules et qui ne disposent pas de binôme peuvent se voir imposer un supplément single pour pouvoir participer au voyage.
Chez ESCAL, nous avons choisi cette approche :
- Nous essayons d’associer les voyageurs seuls avec d’autres personnes dans la même situation, lorsque cela est possible.
- Si aucun binôme n’est trouvé, nous ne demandons pas de supplément single.
- Les voyageurs seuls sont systématiquement placés avec une personne du même sexe.*
*Les personnes se considérant comme non genrées seront logées avec des personnes du même sexe que celui figurant sur leur état civil.
Voir un exemple concret de l’application des frais de gestion (cliquez ici)
Prenons un voyage avec les tarifs suivants :
| Base tarifaire | Tarif normal | Tarif après subvention (50%) |
|---|---|---|
| 40 participants | 1500€ | 750€ |
| 35 participants | 1550€ | 775€ |
| 30 participants | 1600€ | 800€ |
ESCAL fixe le tarif en prenant comme référence la base 40 (750€ après subvention) qui est le nombre de participant initialement prévu, et y ajoute des frais de gestion couvrant :
- L’écart entre la base 40 et la base 35 après subvention.
- Deux options chambres individuelles supplémentaires (150€/option).
Ainsi, même si nous avons moins de 35 inscrits, le tarif reste stable, sans augmentation pour les participants.
Calcul des frais de gestion par personne
- Différence entre la base 40 et la base 35 : (1550€ – 1500€) x 50% = 25€
- Coût des options chambres individuelles : (2 x 150€) / 35 = 9€
- Total des frais de gestion : 34€
Tarif final : 750€ (base 40) + 34€ = 784€ par participant
Bien entendu, si une personne souhaite disposer d’une chambre individuelle pour son confort ou toute autre raison, elle peut sélectionner l’option single lors de l’inscription. Cette option payante lui garantit une chambre privative sans attribution de binôme. Cependant, le nombre de chambres individuelles disponibles dépend des capacités d’hébergement de l’hôtel et peut être limité.
Pourquoi intégrer deux chambres individuelles dans les frais de gestion ?
Lors de la définition des tarifs et de la création des formulaires d’inscription, nous ne connaissons pas encore le nombre exact de voyageurs seuls ni leur répartition entre hommes et femmes. Pour anticiper cette incertitude et éviter des suppléments à la dernière minute :
- Si le nombre de voyageurs seuls est impair, une chambre individuelle serai nécessaire.
- Toutefois, comme nous ne formons pas de binômes mixtes, si ce nombre impair concerne à la fois les hommes et les femmes, deux chambres individuelles seraient alors requises.
Plutôt que d’imposer un supplément imprévu, nous intégrons donc directement deux chambres individuelles dans les frais de gestion, garantissant ainsi un prix stable pour tous.
Les exceptions : frais imposés indépendamment de notre volonté
Malgré notre engagement à garantir un tarif fixe, certaines situations exceptionnelles peuvent entraîner des frais supplémentaires imposés par les prestataires :
- Augmentation imprévue du prix du kérosène.
- Nouvelles taxes imposées par un pays ou une compagnie aérienne.
- Frais sanitaires exceptionnels (ex. tests obligatoires, assurances spécifiques en cas d’épidémie).
Ces cas restent rares, et nous nous engageons à informer les participants au plus tôt.
Un minimum de participants reste requis
Bien que notre système stabilise le tarif même en cas de participation réduite, un seuil critique existe en deçà duquel le voyage ne peut être maintenu.
Pourquoi ?
- Les prestataires exigent un minimum de participants pour certaines prestations.
- Un trop faible nombre d’inscrits rendrait le coût global trop élevé.
Toutefois, grâce à notre système, ce seuil est plus bas que dans d’autres modèles classiques.
Que devient l’excédent des frais de gestion ?
Si le nombre maximal de participants prévu initialement est atteint, les frais de gestion peuvent générer une légère marge. Cet excédent est alors utilisé en priorité pour :
- Améliorer l’expérience des participants (ajout d’une excursion, d’un repas offert, etc.).
- Soutenir un autre voyage ayant moins d’inscrits afin d’éviter son annulation.
- Financer d’autres activités organisées par l’association pour ses adhérents.
ESCAL est une association à but non lucratif, et les frais de gestion ont pour seul objectif de garantir la stabilité des tarifs et d’anticiper les imprévus, sans complexifier l’organisation des séjours ni ajouter de contraintes administratives. Ce fonctionnement permet d’éviter la gestion de rappels pour des suppléments ou des remboursements, assurant une logistique fluide et sereine pour tous.
Les organisateurs bénévoles du conseil d’administration ou du bureau ESCAL qui participent aux séjours le font dans les mêmes conditions que les autres voyageurs : ils règlent leur inscription au même tarif, posent leurs congés comme tous les autres participants et ne bénéficient d’aucune prise en charge. Les frais de gestion ne financent en aucun cas leur séjour.
Bien qu’ils puissent rester un point de contact avec les prestataires et veiller au bon déroulement du séjour, ils y participent avant tout en tant que voyageurs et profitent pleinement de l’expérience, au même titre que les autres inscrits.
Quel est l’avantage de ce système pour vous ?
Ce système assure :
- Un tarif fixe et stable, sans supplément de dernière minute.
- Une meilleure accessibilité pour les voyageurs seuls.
- Un seuil critique de participants plus bas, permettant de maintenir davantage de voyages.
Avec ESCAL, vous bénéficiez d’une organisation optimisée, équilibrée et accessible à tous !